El informe Estado de la Década Digital elaborado por la Comisión Europea destaca que las pymes españolas alcanzan un nivel básico de digitalización en un 61% de los casos. más. Esto se traduce en la necesidad de seguir trabajando para que las empresas españolas se digitalicen más allá del nivel básico, además de dar un paso más en el uso de servicios como la telesecretaria o el secretariado virtual. En este post te contamos en qué consiste el servicio, para qué sirve y qué beneficios puede aportar a las empresas.
En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, las empresas buscan maneras eficientes de optimizar sus procesos y reducir costes. Por eso, una de las soluciones más efectivas es la contratación de un servicio de telesecretaria.
Índice de contenidos
¿Qué es una telesecretaria?
Una telesecretaria es una profesional o una empresa que realiza tareas de secretariado de forma remota, utilizando herramientas digitales para la realización de sus actividades y para la comunicación.
Es decir, es una persona que puede hacer sus servicios desde cualquier lugar facilitando la flexibilidad y la eficiencia operativa. Puede ser una persona que trabaja como freelance o una empresa que presta el servicio.
¿Para qué sirve una telesecretaria?
La telesecretaria gestiona diversas tareas administrativas sin la necesidad de contar con una presencia física en la oficina. Y
muchas de sus principales funciones se pueden resumir en acciones como:
- Gestión de llamadas telefónicas.
- Organización de agendas.
- Convocatoria y coordinación de reuniones.
- Administración de correos electrónicos.
- Elaboración de informes y documentos.
- Coordinación de proveedores.
- Elaboración de hojas de gastos.
- Gestión de información de clientes en CRM.
¿Qué beneficios el secretariado virtual?
Como era de esperar, este tipo de servicios ofrecen una gran variedad de beneficios para las empresas, sin importar su tamaño. Tal y como puede suceder con:
1. Ahorro de costes
No es necesario un espacio físico en una oficina, por lo que se ahorran los costes asociados a equipos y suministros, y las empresas pueden reducir gastos e incrementar sus beneficios. Además, si se contrata a una empresa que realiza el servicio, no se paga la Seguridad Social ni hay un coste laboral como los que se asocian a un empleado.
2. Flexibilidad operativa
El servicio de secretariado virtual es flexible en cuanto a horarios y disponibilidad. Esto es bastante útil para empresas que trabajan en diferentes zonas horarias o que requieren asistencia fuera del horario laboral habitual.
3. Mayor enfoque en el negocio principal
Con el secretariado virtual se delegan tareas administrativas y tus empleados pueden enfocarse en actividades con más valor y más estratégicas para el crecimiento del negocio, lo que supone una mejora de la eficiencia y de la productividad.
4. Escalabilidad
Los servicios de telesecretaria se pueden escalar a medida que la empresa crece y se desarrolla o si existen picos de trabajo en determinadas épocas del año. Esto aporta una tranquilidad, puesto que no es necesario buscar personal adicional.
5. Acceso a tecnología avanzada
Las empresas que prestan servicios de secretariado remoto utilizan herramientas digitales avanzadas para gestionar sus tareas, lo que garantiza que las empresas clientes se mantengan actualizadas con las últimas tecnologías y métodos de trabajo altamente eficientes.
6. Mejora en la gestión del tiempo
Con este tipo de servicio la organización del tiempo se optimiza, la gestión de agendas y citas es más efectiva y se evitan conflictos porque hay una mejor planificación de las tareas diarias del equipo.
7. Reducción del estrés laboral
Cuando delegas tareas repetitivas en una empresa de secretariado virtual reduces el estrés de tus empleados asociado al volumen de trabajo y esto hará que mejore el ambiente laboral y se incremente la productividad.
8. Adaptación a las necesidades del cliente
Los servicios de secretariado remoto se adaptan a las necesidades específicas de cada cliente, por lo que los servicios son personalizados para cada empresa.
9. Continuidad del negocio
En situaciones imprevistas el servicio se sigue prestando sin interrupciones y esto asegura la continuidad de tu negocio y la atención a los clientes.
¿Cómo elegir un servicio de telesecretaria adecuado para tu empresa?
Elegir un servicio de telesecretaria adecuado para tu negocio requiere considerar varios factores, como los siguientes:
- La experiencia de la empresa que presta el servicio.
- Las habilidades específicas de las personas que realizan las tareas.
- La capacidad de adaptación a las necesidades de tu empresa en cada momento.
- Las tareas que se realizan y la posibilidad de escalar el servicio.
Es fundamental realizar una evaluación exhaustiva y solicitar toda la información para asegurarse de que el proveedor seleccionado puede cumplir con las expectativas y aportar un valor significativo a tu organización.
El servicio de secretaria remota es una herramienta que aporta valor a las empresas que buscan reducir costes y digitalizar sus operaciones para crecer y desarrollarse.
Para conocer más a fondo todo lo que esto te puede aportar a ti y a tu empresa, contacta con el equipo de ELKAR INTEGRACIÓN para que analice tus necesidades y ponga a tu disposición el servicio de telesecretaria y poder hacer las tareas administrativas que necesites. No olvides que ELKAR INTEGRACIÓN es un Centro Especial de Empleo (CEE), por lo que también tendrás la oportunidad de impulsar tu Responsabilidad Social Corporativa (RSC).
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