¿Qué es la firma electrónica?

En un mundo cada vez más digitalizado, la firma electrónica no deja de ser una de las herramientas esenciales para agilizar cualquier proceso y garantizar la seguridad de la documentación. Tiene la misma validez legal que una firma manuscrita y se usa para firmar contratos, acuerdos comerciales y documentos administrativos sin la necesidad de papel.

Por eso, al ser un elemento tan presente, es importante conocer cómo puede beneficiar a una empresa. En este artículo, analizaremos qué es la firma electrónica, qué tipos existen y cómo funciona.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La firma electrónica, como el mismo nombre indica, es un método digital que permite autenticar documentos de manera segura. Sustituye cualquier tipo de firma manuscrita, eliminando procesos burocráticos innecesarios. Gracias a la normativa vigente en España y en la Unión Europea (Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) N.º 910/2014), esto vale en todos los Estados miembros.

Pero para que sea considerada como tal, debe cumplir con una serie de requisitos que se estipulan en la ley 59/2003, del 19 de diciembre. Estas propiedades estipulan que, la firma debe poder identificar al firmante, verificar que el documento es válido, y, entre muchas otras, que se base en un certificado reconocido. 

¿Es lo mismo que la firma digital?

Aunque a menudo se utilizan como sinónimos, hay que aclarar que la firma electrónica y la firma digital no son exactamente lo mismo. Por un lado, la firma digital es un tipo de firma electrónica que utiliza algoritmos criptográficos para encriptar y proteger los documentos firmados. Es una de las formas más seguras de firma electrónica. Comúnmente, se usa en documentos de alta sensibilidad, como puede ser algo a nivel gubernamental.

Por otro lado, la firma electrónica es un término más amplio que engloba diferentes métodos de autenticación, incluyendo la firma digital, la biometría y otros sistemas de verificación de identidad. Por lo que es algo más general con lo que trabajar y no limitarse.

¿Qué tipos de firma electrónica hay?

De la misma manera que se puede identificar una firma, a su vez, se puede clasificar en tres tipologías distintas, según la misma ley vigente:

Firma electrónica simple

La forma más básica de la firma, que permite identificar al propio firmante y detecta cualquier cambio. Aunque sea la más sencilla, es cierto que ofrece un nivel de seguridad bastante bajo. 

Firma electrónica avanzada

Este tipo usa tecnologías más avanzadas en cuanto a cifrado, de manera que garantiza más seguridad y veracidad de los documentos. Este sólo puede estar vinculada a un solo firmante, quien tiene su uso exclusivo. 

Un ejemplo más claro de firma avanzada podría ser un tipo de contrato laboral firmado digitalmente con un certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que garantiza la autenticidad del documento y la identidad del firmante.

Firma electrónica cualificada

Para poder contar con esta, es necesario contar con un certificado digital. Esto cuenta con una garantía jurídica, es decir, la única que goza de presunción de autenticidad en tribunales

Para que se pueda ver con otro ejemplo, en esta ocasión, un trabajador autónomo que utiliza el certificado digital de la FNMT para presentar sus impuestos telemáticamente a través de la Agencia Tributaria, asegurando la autenticidad de su identidad y la validez legal del trámite.

¿Qué ventajas tiene la firma electrónica?

Tras haber visto los diferentes tipos de firmas que están a la disposición de cualquiera, es momento de saber por qué se debería usar esta herramienta digital. Como era de esperar, toda la digitalización traer una serie de ventajas, y esta no es la excepción. Implementar la firma electrónica aporta múltiples beneficios para las empresas, entre los que pueden destacar:  

– Ahorro significativo de tiempo y costes: Reduce la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos físicos.

– Alto nivel de seguridad: Utiliza cifrado y certificaciones que garantizan la autenticidad de las firmas y documentos.

– Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con las regulaciones de protección de datos y documentación digital.

– Facilidad de acceso y uso: Permite firmar documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

– Eficiencia operativa: Agiliza los procesos administrativos y reduce los tiempos de espera en la firma de contratos y acuerdos.

¿Qué debo hacer para obtener mi firma electrónica?

Para poder obtener una firma electrónica, lo primero que se debe hacer es acudir a un proveedor de servicios de certificación que esté reconocido. Por ejemplo, en España, las entidades encargadas de emitir estos certificados son: la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre, la Agencia Tributaria o mediante e DNI electrónico.

Dicho proceso suele requerir la identificación presencial del solicitante, o, en algunos casos, valdría mediante un sistema de verificación online. Todo dependerá del tipo de firma que se requiera en ese momento. Pero es evidente que es un proceso sencillo con el que poder ahorrarse muchos pasos posteriores. 

¿Qué te permite la firma electrónica?

En general, la firma electrónica es una herramienta clave para la transformación digital de las empresas. Ofrece seguridad, agilidad y eficiencia en la gestión documental. Es una solución práctica para tu empresa, incluso a nivel personal.

Al igual que la firma electrónica, Elkar Integración es una alternativa que te permite olvidarte de los trámites y procesos administrativos complejos. Con nuestro enfoque diferencial, y las herramientas prácticas con las que contamos, te ofrecemos un servicio con el que poder optimizar tus recursos.

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