¿Qué es el servicio BPO? Y cómo puede ayudarte externalizar procesos a través de un CEE

¿Necesitas que los procesos de tu negocio sean más eficientes?, ¿Quieres cumplir con la Ley General de Discapacidad? Son objetivos que puedes alcanzar fácilmente a la vez. En este post te contamos en qué consiste el Business Process Outsourcing (BPO), qué ventajas aporta, cómo implantarlo en tu empresa y qué tipo de proveedor elegir si quieres cumplir con la LGD.

El BPO es cada vez más importante para las empresas, de hecho, según la VII Encuesta Adecco Outsourcing sobre externalización 3 de cada 4 empresas (es decir, el 75%) recurrirán a la externalización y, en general:

• El 54,2% ya cuenta con procesos externalizados y quiere seguir haciéndolo.
• El 19,7% espera empezar a usarlos.
• El 26,1% no lo sabe.

¿Qué es el servicio BPO?

El Business Process Outsourcing (BPO) supone la externalización de procesos de negocio mediante la contratación de proveedores de servicios. Los procesos de negocio son tareas o conjuntos de tareas que se realizan en la empresa para obtener un output.

Las nuevas tecnologías han supuesto muchos cambios a nivel empresarial y uno de ellos consiste en la posibilidad de externalizar parte de las tareas que se realizan en la empresa a proveedores especializados que se pueden encontrar en otro lugar y trabajar a distancia, por ejemplo.

La gran ventaja, además, de la externalización de procesos de negocio es que se puede realizar en cualquier empresa, con independencia de su tamaño (pequeña, mediana o grande).

¿Qué problemas se derivan de los procesos de negocio?

En general, en las empresas podemos destacar diversos problemas que se derivan de los procesos de negocio:

• Tienen un gran volumen y un bajo valor añadido. El personal de la empresa dedica mucho tiempo a tareas como las nóminas, la elaboración de la contabilidad o de los contratos que son recurrentes, necesarias y con volúmenes muy altos, pero no aportan mucho valor a la organización.
• Existe un coste elevado de producción. Algunas de las tareas que se realizan dentro de un proceso requieren una inversión importante de recursos humanos y de recurso materiales. Por ejemplo, para la elaboración de la contabilidad puede que una persona se dedique a contabilizar facturas, otra a la conciliación y otra a cotejar los pagos.
• Se priorizan tareas de bajo valor añadido. Por ejemplo, se dan casos en los que se prioriza la elaboración de nóminas sobre el plan de formación de empleados o el plan estratégico de la empresa. Es decir, no se prioriza correctamente, se hace antes lo “urgente” y se deja de lado lo importante.
• Los empleados están desmotivados. Los trabajadores de la empresa se desmotivan porque dedican gran parte de su tiempo a tareas que tienen poco valor y que no les aportan conocimientos profesionales. La desmotivación supone que se reduzca la productividad, se cometan errores y que existan retrasos en las entregas.

La solución a todos los problemas anteriores es el BPO, a continuación te contamos sus ventajas.

¿Qué ventajas aporta el BPO?

Algunas de las ventajas que podemos destacar de los servicios de BPO son las siguientes:

• El aumento de la productividad. Los empleados y directivos se podrán centrar en el negocio y no en tareas que se pueden delegar. Aportarán valor y no perderán tiempo en tareas que se pueden delegar.
• La reducción de gastos. Un proveedor de servicios de BPO es capaz de realizar las mismas tareas a costes inferiores porque debido a su experiencia las hace más rápido e invierte menos recursos.
• El incremento de la calidad. Con la externalización de procesos se evitan errores y retrasos y los resultados mejoran. Como consecuencia de lo anterior, los procesos de la empresa mejoran y se convierten en una parte esencial de su estrategia y dejan de ser un impedimento.
• La rapidez en la toma de decisiones. La información siempre estará al alcance de quien la necesite, por lo que la empresa podrá tener ventaja sobre sus competidores ya que sus procesos de decisión serán más rápidos.
• La disminución de riesgos. Evitar la comisión de errores significa reducir el riesgo de sanciones o de tener una mala imagen en el mercado.
• La existencia de trazabilidad. Los proveedores de BPO utilizan una tecnología que les permite hacer seguimiento del trabajo, de manera que se evitan interrupciones o errores.
• El cumplimiento de la LGD. En el caso en que tu empresa tenga 50 o más trabajadores debes saber que el 2% de la plantilla debe estar compuesto por personas con discapacidad. La mejor solución es solicitar un certificado de excepcionalidad y proponer como medida alternativa la contratación de un Centro Especial de Empleo que preste servicios de BPO.

¿Qué tipos de procesos pueden ser objeto de externalización?

La elección del proceso adecuado para la externalización es la clave del éxito, se debe tratar de procesos:

• Masivos. Son procesos en los que se maneja una gran cantidad de información.
• Repetitivos. Los procesos están compuestos por tareas que se repiten.
• De bajo valor añadido. No aportan valor en lo que se refiere a la elaboración de los productos o servicios de la empresa, pero se deben hacer para cumplir con la ley.
• Consumen muchos recursos internos. Los procesos más susceptibles de externalización son aquellos que consumen mucho tiempo y recursos (materiales y humanos), que pueden ser destinados a aportar valor a la empresa.
• Son constantes o puntuales. Se trata de procesos que pueden repetirse mes a mes (elaboración de nóminas) o ser puntuales (auditoría).

En general, se puede tratar de:

• Procesos completos: por ejemplo, la gestión de nóminas o la elaboración de la contabilidad financiera.
• Procesos parciales: digitalización de contratos de trabajo, altas y bajas en la Seguridad Social o preparación de las cuentas anuales, entre otros.

Pasos a seguir para externalizar procesos en tu empresa

Cada empresa es diferente y tiene necesidades distintas, pero, en general, podemos destacar los siguientes pasos para la externalización de procesos:

• Analiza los procesos que se realizan en tu empresa. Debes ver cuáles son masivos, que costes tienen y qué tiempo de dedicación necesitan. De esta forma podrás elegir los procesos que sean los mejores candidatos para la externalización.
• Elige al proveedor adecuado. Debes considerar el precio, los servicios, la experiencia y, para poder cumplir con la LGD, es importante que se trate de un proveedor socialmente responsable. Además, es fundamental que en el contrato que firmes con el proveedor de servicios de BPO especifiques las tareas a realizar y lo que se excluye de la externalización respecto a dichas tareas. Quizás haya aspectos de tu negocio que por una razón de confidencialidad prefieras que no sean conocidos por tu proveedor. Por otro lado, se deberán recoger en el contrato otros aspectos como: la duración del servicio, las medidas de seguridad que se deban tomar en relación a la información que se proporcione, la confidencialidad, el precio, la forma de pago etc.
• Distribuye las tareas. Tendrás que elegir las tareas a externalizar dentro de cada proceso o elegir la externalización del proceso completo.
• Realiza un seguimiento. Analiza periódicamente el trabajo realizado y habla con tu proveedor sobre los aspectos a mejorar o modificar.

En definitiva, es importante que conozcas a fondo tu empresa y que busque el asesoramiento adecuado para poder conseguir las mejores ventajas y que tu empresa sea más competitiva en su sector de actividad.