Pasos para reclamar facturas impagadas

¿Tus clientes te deben facturas y no sabes qué hacer? Los beneficios de las empresas no solo dependen de la generación de ingresos sino también del control de gastos y de las facturas impagadas. Muchas empresas ven afectada su actividad debido a clientes que no pagan y a que no proceden a reclamar las facturas impagadas. En este post te contamos los pasos para hacerlo y para que consigas que todas tus facturas se paguen a tiempo y tu liquidez no se vea afectada.

Cómo evitar tener facturas impagadas

Se suele decir que más vale prevenir que curar y con las facturas que emites a tus clientes es lo mismo. Para evitar tener que reclamar facturas impagadas lo mejor es tomar medidas para que no se produzca el impago. Pueden ser las siguientes:

– Firma siempre un contrato con tu cliente antes de entregar el producto o comenzar con el servicio. En el contrato regula claramente las obligaciones de cada parte y el plazo en el que se tendrán que pagar las facturas.

– Consulta ficheros de morosos antes de firmar, puede ser de gran ayuda saber si tu cliente tiene deudas con otras empresas.

– Analiza la solvencia de tu cliente para saber si tiene capacidad de pago, antes de firmar.

– Establece una fecha de pago en tu factura, será la fecha en la que venza.

– Haz un seguimiento de las facturas que emitas para saber si se han pagado o no y comenzar con la reclamación de las impagadas cuanto antes.

¿Qué pasos seguir para reclamar facturas impagadas?

Si ya tienes facturas impagadas puedes seguir una serie de pasos para reclamarlas que son los siguientes:

– Analiza si realmente la factura está impagada. Antes de reclamar, aunque parezca obvio, es necesario que cotejes todos los pagos que te han hecho para ver si se ha podido producir un error en la conciliación bancaria debido a una identificación errónea de un pago.

– Llama a tu cliente. Puede que el impago se deba a un error por parte de tu cliente, quizás recibió la factura, pero la traspapeló, por lo que lo primero es llamar y preguntar si ocurre algo y cuándo se va a proceder al pago.

– Envía un correo. Llega el momento de empezar a generar prueba de la reclamación de la deuda por si hubiera que acudir a un juzgado a reclamar facturas impagadas. Para ello, puedes enviar un correo electrónico informando de la situación de impago y reclamando que se pague la deuda.

– Envía un burofax. Si tras la llamada y el correo electrónico tu cliente no contesta o no paga, puedes enviar un burofax. Se trata de una comunicación fehaciente que puede servir como prueba de la reclamación extrajudicial de la deuda. En el burofax tendrás que detallar claramente:

o La factura que reclamas (puedes adjuntar la copia).

o Todos los datos del importe que te deben (cantidad, IVA aplicable, concepto).

o Referencia de reclamaciones anteriores. Si has reclamado por teléfono o por correo deja constancia en la carta que envíes por burofax.

o Un plazo de pago.

o La afirmación de que si no se paga se procederá a reclamar la deuda judicialmente.

El burofax lo puedes enviar con acuse de recibo y certificado de texto de manera que no solo se sabe si el destinatario lo ha recibido o no, sino también que ha recibido la información concreta de la reclamación.

– Reclamación judicial. El último paso para reclamar facturas impagadas es la reclamación judicial de las mismas. Para poder reclamar una factura impagada ante los tribunales debes considerar varias cuestiones:

o Cotejar la solvencia del deudor y ver si está incluido en un fichero de morosos.

o Contar con la ayuda de abogados expertos en reclamaciones judiciales que puedan estudiar la viabilidad del caso y asesorarte.

o Recopilar toda la información y documentación del caso para cotejar que pueda ser una prueba suficiente para el juicio.

o Valorar el coste de los abogados y procuradores que intervengan en el caso. Puede que el coste sea mayor que el importe de la reclamación.

o Recordar que en cualquier momento del procedimiento judicial puedes alcanzar un acuerdo con el deudor y paralizar el juicio.

o Por lo general, el procedimiento judicial que se sigue es el monitorio ante un tribunal civil. Este procedimiento suele ser rápido y sencillo y tiene los siguientes pasos:

• Petición inicial de Procedimiento Monitorio ante el Juzgado de Primera Instancia.
• Notificación al deudor que podrá reconocer la deuda y pagar u oponerse y presentar las alegaciones que correspondan.

Todos estos trámites los puedes externalizar a través de un Centro Especial de Empleo de forma que no solo ahorrarás tiempo en la reclamación, sino que también podrás cumplir con la Ley General de Discapacidad y dar una oportunidad a personas con discapacidad que quieren desarrollarse en el mercado laboral y lograr su propia independencia.