Pasos para hacer una due diligence laboral

Cuando una sociedad mercantil quiere comprar a otra o fusionarse con ella, se suele hacer un estudio legal completo de la sociedad objeto de comprar o fusión para conocer si existen problemas u obstáculos que puedan dificultar la compra o la fusión. Dentro de ese estudio legal general se realiza un análisis del área laboral de la empresa, lo que se llama due diligence laboral, para saber si se cumplen todas las obligaciones en dicha materia. En este post te contamos en qué consiste una due diligence laboral y qué pasos se siguen para realizarla.

¿Qué es una due diligence laboral?

Una due diligence laboral es una auditoría que se realiza por consultores externos de una empresa para determinar si cumple con las obligaciones laborales legalmente establecidas. Es decir, se trata de un estudio para ver si existe algún incumplimiento en materia laboral.

¿Qué se analiza en una due diligence laboral?

En una due diligence laboral se analizan los siguientes aspectos:

• Cumplimiento de las obligaciones en materia de Seguridad Social. Se analizará si la empresa está al corriente de las obligaciones relativas a la Seguridad Social (pago de seguros sociales), los trabajadores que están dados de alta y de baja, la documentación relativa a la apertura de centros de trabajo o la cotización de horas extraordinarias, entre otros aspectos.
• Contratación de empleados. Los auditores externos tendrán que ver los tipos de contratos que utiliza la empresa para que no se considere que existen fraudes en el uso de un determinado contrato. Además, se estudiarán los contratos de los directivos para cuantificar las indemnizaciones en caso de despido, por ejemplo.
• Política de retribución. Es necesario ver si la retribución de los empleados cumple con lo establecido en el Convenio Colectivo aplicable y analizar los componentes de la retribución: salario fijo, comisiones, salario en especie, dietas etc.
• Prevención de riesgos laborales. Es importante ver si se cumplen todas las obligaciones en esta materia y comprobar que todos los trabajadores cuentan con la información y con los medios para proteger su salud y su seguridad en el trabajo.
• Procedimientos en curso. Si existen procedimientos administrativos (por ejemplo, por una inspección de trabajo), se analizará y evaluará el riesgo de que se imponga una sanción. Lo mismo ocurre, por ejemplo, si ha procedimientos judiciales de tipo laboral (por ejemplo, un trabajador que reclama una indemnización por despido improcedente).

Pasos para hacer una due diligence laboral

Cada proceso es diferente y puede ser más o menos compleo, pero, por lo general, en un proceso de due diligence laboral genérico, se suelen dar los siguientes pasos:

• Solicitud de información. Los auditores externos elaboran un listado con todos los documentos que van a necesitar para realizar el estudio. Entre otros documentos solicitarán los siguientes:
  • El organigrama de la empresa.
  • Los contratos de trabajo firmados tanto por los empleados como por los directivos.
  • El certificado de estar al corriente de las deudas con la Seguridad Social.
  • El Informe de los Trabajadores en Alta (ITA).
  • Las copias de las comunicaciones con la Seguridad Social relativas a las bajas o a las variaciones de los trabajadores y a los centros de trabajo.
  • La copia del calendario laboral.
  • La copia del Plan de Prevención de Riesgos laborales.
  • Copia de los modelos TC1, TC2 y 190.
  • Copia del alta como autónomos de los administradores.
  • Copia de los procedimientos de inspección y de los procedimientos judiciales.

• Firma de acuerdo de confidencialidad. La información que hemos detallado en el párrafo anterior contiene datos personales y datos sensibles de la empresa, por lo que es habitual que los consultores externos que realizan la due diligence laboral firmen un acuerdo de confidencialidad.
• Análisis de la información aportada. Este es el paso más complejo ya que se tendrán que ver todos los documentos con detalle para detectar posibles problemas o incumplimientos.
• Solicitud de aclaraciones. En algunos casos, pueden existir datos que no se entienden y los consultores podrán solicitar aclaraciones o información adicional.
• Elaboración de informe de due diligence. Como resultado del análisis, los consultores elaboran un informe detallado, que suele ser bastante extenso, en el que se explican los documentos estudiados, la normativa aplicable, los posibles incumplimientos o las incidencias que se hayan detectado y la posible solución legal de dichas incidencias.
• Entrega del informe. El informe relativo a la due diligence laboral se suele entregar en formato digital y se realiza una presentación para explicar al cliente el trabajo realizado.

Es importante destacar que el informe de due diligence laboral es fundamental en la compraventa de sociedades mercantiles o en las fusiones, y que puede ser el factor determinante del éxito de la operación. Como consecuencia de lo anterior, es fundamental elegir una consultoría externa con experiencia.