Conoce las obligaciones contables de una empresa y cómo gestionarlas correctamente

Gestionar una empresa en España no solo requiere una buena estrategia comercial y operativa, sino también el cumplimiento riguroso de las obligaciones contables y fiscales que establece la normativa vigente. Estas obligaciones son fundamentales para garantizar la transparencia, evitar sanciones y asegurar una gestión ordenada de los recursos empresariales. En este artículo te explicamos dónde se regulan las obligaciones contables y responsabilidades, en qué consisten y cómo un Centro Especial de Empleo (CEE) experto en asesoría contable puede ayudarte a cumplir con todas ellas.

¿Dónde se regulan las obligaciones contables de las empresas?

Las obligaciones contables de las empresas están recogidas en el artículo 25 del Código de Comercio, que establece que:

1. Toda empresa debe llevar una contabilidad ordenada adecuada a su actividad, permitiendo un seguimiento cronológico de todas las operaciones realizadas.
2. Debe elaborar balances e inventarios periódicos, que reflejen la situación económica de la empresa.
3. Se deben llevar obligatoriamente tres libros contables:
   • Libro diario: para registrar todas las operaciones de manera cronológica.
   • Libro de inventario y cuentas anuales: donde se recoge el estado económico y financiero de la empresa.
   • Libro de actas: necesario para sociedades mercantiles, donde se documentan los acuerdos de las juntas y otros órganos colegiados.

Según esta regulación, los empresarios pueden gestionar la contabilidad directamente o delegarla a una asesoría externa autorizada, una opción cada vez más recomendada por los beneficios que ofrece.

El libro diario y sus obligaciones

¿Qué es el libro diario?

En primer lugar, el libro diario es el registro cronológico de todas las operaciones realizadas por la empresa. Cada movimiento económico, ya sea un ingreso, un gasto, una compra o una venta, debe quedar reflejado en este documento.

Dentro de la información que debe incluir se encuentran esta serie de elementos:

• Fecha de la operación.
• Cuentas involucradas.
• Concepto o descripción de la operación.
• Importe total.

Para garantizar su validez, este libro debe ser legalizado en el Registro Mercantil, y las anotaciones deben realizarse de forma diaria o, como máximo, trimestral, siempre que el detalle se recoja en otros libros auxiliares.

Libro de inventario y cuentas anuales

Este libro permite controlar y analizar la situación económica de la empresa en todo momento. Incluye varias secciones fundamentales:

1. Balance inicial: refleja la situación de la empresa al inicio del ejercicio.
2. Balance de sumas y saldos: elaborado trimestralmente, incluye los balances de comprobación.
3. Inventario de cierre del ejercicio: muestra la situación económica al final del año contable.
4. Cuentas anuales: un conjunto de estados financieros obligatorios, según el artículo 34 del Código de Comercio:
   • Balance de situación: detalla el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
   • Cuenta de pérdidas y ganancias: registra los ingresos y gastos del ejercicio.
   • Estado de cambios en el patrimonio neto: refleja las modificaciones en el patrimonio de la empresa.
   • Estado de flujos de efectivo: detalla los cobros y pagos realizados, agrupados por tipo de actividad.
   • Memoria: amplía la información incluida en los documentos anteriores.

Libro de actas

Este último sigue siendo obligatorio para las sociedades mercantiles, y recoge los acuerdos tomados por las Juntas Generales y otros órganos colegiados, como el nombramiento de administradores, distribución de beneficios o modificaciones estatutarias.

Al igual que este, todos los libros contables deben ser legalizados y presentados en el Registro Mercantil. Esto garantiza que no puedan ser modificados posteriormente, asegurando la transparencia de la gestión empresarial.

Plazos de presentación libros contables

• Legalización de libros: se realiza en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Por ejemplo, si el ejercicio termina el 31 de diciembre, el plazo finaliza el 30 de abril del año siguiente.
• Presentación de cuentas anuales: esta se debe realizar antes del 30 de julio.

Además, cabe destacar que la legislación obliga a conservar los libros contables durante al menos seis años desde la última anotación. Este plazo puede ampliarse si hay procesos legales o fiscales pendientes.

Sanciones por incumplimiento de las obligaciones contables

El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones graves por parte de Hacienda. Las multas pueden variar según la infracción, e incluyen:

• Sanciones económicas: que oscilan entre 150 y 600.000 euros, dependiendo de la gravedad.
• Impedimento para presentar licitaciones o acceder a subvenciones públicas.
• Daños reputacionales: que pueden afectar a la confianza de clientes e inversores.

Por ello, es fundamental garantizar el cumplimiento riguroso de estas obligaciones, preferiblemente con la ayuda de expertos.

Beneficios de externalizar la contabilidad con un Centro Especial de Empleo

Contratar los servicios de una asesoría contable externa, como es el caso de ELKAR INTEGRACIÓN, ofrece numerosas ventajas para cualquier empresa:

1. Ahorro de tiempo y recursos: delegar estas tareas permite que el empresario se centre en la gestión del negocio.
2. Reducción de errores: los expertos aseguran que los libros se confeccionen y presenten correctamente, evitando sanciones.
3. Asesoramiento especializado: se cuenta con profesionales actualizados en normativa contable y fiscal.
4. Cumplimiento de la responsabilidad social corporativa (RSC): al contratar a un CEE como ELKAR INTEGRACIÓN, estás contribuyendo a la integración laboral de personas con discapacidad.

Desde ELKAR, contamos con un equipo de asesores expertos en gestión contable y legal. Este mismo equipo se encarga de gestionar tareas clave como es el caso de:

• Confección de libros contables: elaboramos el libro diario, el libro de inventario y cuentas anuales, así como otros documentos necesarios.
• Legalización en el Registro Mercantil: garantizamos la presentación en los plazos establecidos por la ley.
• Asesoramiento personalizado: adaptado a las necesidades específicas de cada cliente.
• Cumplimiento de la normativa de RSC: al trabajar con nosotros, tu empresa cumple con la obligación de reserva de empleo para personas con discapacidad, aportando valor social.

De esta manera, cumplir con las obligaciones contables no solo es un requisito legal, sino también una práctica esencial para mantener una gestión empresarial transparente y eficiente. Externalizar estas responsabilidades a un Centro Especial de Empleo como ELKAR INTEGRACIÓN te permite asegurarte de que tu empresa esté al día con la normativa, evitando errores y sanciones. Además, estarás contribuyendo a la inclusión social de personas con discapacidad y fortaleciendo la responsabilidad social corporativa de tu negocio.