Según el informe Digitalización de las pymes 2023, elaborado por la Cámara de Comercio de España, la adopción de nuevas tecnologías por parte de las pymes españolas es tan solo el 17%, es decir, un dato que indica la cantidad de pymes que utilizan herramientas tecnológicas como la inteligencia artificial o el Cloud Computing. Una de las formas de potenciar la digitalización consiste en utilizar nuevas herramientas como los programas para optimizar la gestión administrativa. En este artículo te contamos qué son, cuáles son los beneficios, por qué es importante el uso de estos programas, además de saber cómo contribuyen a la digitalización y modernización de tu negocio.
Índice de contenidos
¿Qué son los programas de gestión administrativa?
Estos programas son software diseñados para ayudar a las empresas a gestionar sus operaciones administrativas del día a día de manera más eficiente. Todos ellos incluyen varias funciones que contemplan, tal y como veremos a continuación, áreas como los recursos humanos o la contabilidad.
Si tienes departamento de administración o haces outsourcing administrativo estos programas son ideales para sacarle un mayor partido a tu empresa ya que ahorraras tiempo, reduciras errores y podrás tomar decisiones mucho más meditadas.
¿Para qué sirven los programas de gestión administrativa?
Los programas de gestión administrativa sirven para automatizar y optimizar multitud de tareas administrativas repetitivas que si se realizan de forma manual requieren mucho tiempo y recursos tanto materiales como humanos. Sus principales utilidades se pueden clasificar de la siguiente manera:
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Contabilidad y facturación
Se pueden automatizar procesos contables y de facturación, por ejemplo, la elaboración de facturas. De esta forma se eliminan o reducen los errores y se facilita el cumplimiento de las normativas fiscales.
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Gestión de recursos humanos
Otra función importante es la de elaborar y gestionar las nóminas, hacer seguimiento de las ausencias y analizar el rendimiento de los empleados para detectar áreas de mejora.
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Control de inventarios
Es posible hacer un seguimiento preciso de los niveles de inventario, pedidos y suministros para evitar roturas de stock ante el aumento de demanda en determinadas temporadas.
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Gestión documental
La digitalización de documentos permite que se pueda acceder de forma rápida y segura a la información y que se compartan datos para evitar tareas duplicadas y pérdidas de tiempo.
5 Beneficios de los programas de gestión administrativa
Estos softwares aportan diversas ventajas a las empresas, entre las que podemos destacar:
1. Ahorro de tiempo y dinero
Automatizar tareas rutinarias y repetitivas libera recursos que pueden ser destinados a actividades más estratégicas y de valor para el negocio. Esto no solo reduce los costes operativos, sino que también mejora la productividad general de la empresa.
2. Mayor agilidad administrativa
Programas que simplifican la toma de decisiones y la gestión de información en tiempo real. Con un acceso instantáneo a datos actualizados es posible responder rápidamente a cambios e imprevistos, de forma que la empresa se mantenga operativa.
3. Reducción de errores
Los programas de gestión administrativa están diseñados para manejar grandes volúmenes de datos con precisión y garantizar que la información es correcta, por lo que se reducen los errores. Esto es especialmente importante en áreas como la contabilidad y la gestión de inventarios, donde los errores pueden tener consecuencias graves como pérdidas de ventas o problemas fiscales.
4. Mejora en la toma de decisiones
También ofrecen herramientas de análisis que permiten a los gestores elaborar informes y evaluar el rendimiento de la empresa, identificar áreas de mejora y planificar estrategias futuras basadas en datos concretos. Esto ayuda, además, a adelantar a los competidores.
5. Cumplimiento normativo
Incumplir la normativa fiscal o legal, en general, puede tener consecuencias muy negativas para el negocio. Los programas de gestión ayudan a garantizar el cumplimiento normativo, dado que se actualizan automáticamente en función de las novedades legales.
Importancia de digitalizar tu empresa con programas de gestión administrativa
- Si lo que buscas es que tu empresa siga siendo competitiva, lo que debes hacer es apostar directamente por la digitalización. Esta, a su vez, te apostará una ventaja frente a otras compañías del mismo sector, debido a que tendrás la capacidad de reaccionar rápidamente a los cambios en el mercado o en el sector, por ejemplo, la aparición de un nuevo competidor.
- Reducirás el uso de papel y de energía, por lo que impulsarás la sostenibilidad y mejorará la imagen de tu empresa frente a competidores, proveedores y clientes.
- Aportarás seguridad a tus clientes frente a acceso a datos no autorizados y ciberataques y cumplirás con la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.
En definitiva, los programas de gestión administrativa son herramientas esenciales para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia operativa, reducir gastos y mantener su competitividad en el mercado actual.
En Elkar Integración realizamos servicios de outsourcing administrativo y utilizamos herramientas innovadoras como los programas de gestión administrativa. Si tienes dudas te contamos los 10 elementos básicos que tienes que tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de externalizacion de servicios administrativos.
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