Funciones de la gestión de proveedores

¿Sabes cómo optimizar la gestión de proveedores? Si la gestión no es buena no podrás maximizar la eficiencia de tu organización. En este artículo te contamos qué  funciones abarca la gestión de proveedores.

¿Qué se entiende por proveedores?

Antes de profundizar en la gestión de proveedores y sus funciones, es importante entender qué son los proveedores.  Estos son entidades que suministran bienes o servicios a una empresa. Pueden ser fabricantes, distribuidores o cualquier otra empresa o profesional que ofrezca los recursos necesarios para el funcionamiento de una organización. Por ejemplo, los proveedores de software, los de asesoramiento técnico, legal o fiscal, los de transporte o los de material de oficina. En definitiva, son elementos esenciales en la cadena de suministro de tu entidad.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es una tarea clave, que, a su vez, implica una serie de actividades que van desde la selección y evaluación de los proveedores hasta la supervisión de su rendimiento y la gestión de las relaciones con ellos.

Funciones principales de la gestión de proveedores

Como se ha visto con anterioridad, la gestión de proveedores incluye una serie de actividades estratégicas y operativas diseñadas para garantizar que la empresa reciba productos y servicios de alta calidad a precios competitivos.

Te contamos las principales funciones de un gestor de proveedores:

Selección de los proveedores

Es la primera y más básica etapa en la gestión e implica las siguientes acciones:

• Identificación de proveedores potenciales. Es necesario buscar y evaluar diferentes proveedores que puedan satisfacer las necesidades de la empresa.
• Evaluación de cada proveedor. El segundo paso consiste en analizar la capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos de calidad, cantidad y plazos de entrega. En este sentido, se tendrá que valorar no solo el precio sino el valor que entrega el proveedor.
• Negociación del acuerdo. Finalmente, se deberá cerrar el acuerdo con el proveedor sobre precios, condiciones de pago y otros términos contractuales.

Evaluación periódica de proveedores

Una vez seleccionados, los proveedores deben ser evaluados de forma periódica para asegurarse de que cumplan con los estándares de la empresa.  Dentro de esta acción se deben realizar las siguientes tareas:

• Evaluación del rendimiento. Se tendrá que medir el rendimiento del proveedor en términos de calidad, cumplimiento de plazos y servicio al cliente.
• Auditorías de proveedores. Además, se pueden realizar auditorías periódicas para verificar que los proveedores mantienen los estándares establecidos y pactados con tu empresa.

Gestión de contratos

Es una función que garantiza que todas las partes cumplen con sus obligaciones contractuales, que a su vez se divide en estas acciones más específicas:

• Redacción y revisión de contratos. Al inicio de la relación con el proveedor se debe verificar que el contrato refleje los términos acordados.
• Seguimiento del cumplimiento. A lo largo de la relación contractual se tendrá que comprobar que los proveedores cumplen con las condiciones establecidas en el contrato.
• Renegociación de contratos. En algunos casos también será necesario ajustar los términos contractuales para reflejar cambios en el mercado o en las necesidades de la empresa.

Gestión de relaciones con proveedores

Mantener buenas relaciones con los proveedores es esencial para asegurar la colaboración y el compromiso a largo plazo. Las actividades clave en esta área incluyen:

• Comunicación continua. Es necesario establecer canales de comunicación eficientes que permitan una asistencia por parte del proveedor cuando sea necesaria.
• Resolución de conflictos. A lo largo de la relación con el proveedor pueden surgir problemas o desacuerdos y es necesario abordar y resolver rápidamente cualquier problema o disputa que surja.
• Colaboración. Trabajar con los proveedores para desarrollar nuevos productos y mejorar procesos es otra de las acciones que forma parte de la gestión.

Monitorización y mejora continua

La monitorización constante del rendimiento de cada proveedor y la implementación de mejoras continuas son esenciales para mantener una cadena de suministro eficiente. Esto se logra mediante las siguientes acciones:

• Establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPIs). Pueden ser la tasa de respuesta, el tiempo de entrega o la mejora continua, por ejemplo.
• Revisión periódica. Consiste en  realizar revisiones regulares del rendimiento de los proveedores y comentar oportunidades de mejora.

Gestión del riesgo

Identificar y mitigar riesgos asociados con los proveedores es importante para evitar interrupciones en la cadena de suministro que afecten a tu organización.  Dentro de esta gestión se debe realizar:

• Análisis de riesgos. Es necesario evaluar los riesgos potenciales relacionados con los proveedores, como la dependencia excesiva de un solo proveedor o los problemas financieros que pueden afectar a uno de los proveedores.
• Planificación de contingencias. Para evitar los riesgos es fundamental desarrollar planes de contingencia para manejar situaciones imprevistas que puedan afectar el suministro de bienes o servicios.
• Diversificación. Otro elemento importante consiste en tener una base de datos de proveedores para tener alternativas y reducir el riesgo de interrupciones.

Proveedores: ejemplos de los que puede tener una empresa

Para que  puedas comprender la gestión de proveedores, a continuación, clasificamos algunos de los diferentes tipos que puede haber:

• Proveedores de materias primas. Son empresas que suministran materiales básicos necesarios para la producción, como acero, plástico o madera.
• Proveedores de componentes. Son entidades que proporcionan partes específicas que se ensamblan en productos finales, como microchips o motores.
• Proveedores de servicios. Se trata de empresas que ofrecen servicios como TI, mantenimiento o logística o de firmas que prestan servicios como consultoría, marketing o asesoramiento legal.

La gestión de proveedores es una función estratégica que impacta directamente en la eficiencia operativa y el éxito a largo plazo de tu empresa.

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