¿Compensa externalizar los servicios administrativos de una empresa?

Las pequeñas y medianas empresas, así como los autónomos y profesionales independientes, suelen tener una plantilla reducida en la que no hay una persona especializada en tareas administrativas o hacen ellos mismos dichas tareas como: elaborar facturas, hacer presupuestos, gestionar cobros y pagos o realizar nóminas. Esto supone una gran inversión de tiempo y esfuerzo que no se aplica al desarrollo del negocio, por ese motivo, el outsourcing administrativo crece cada año. En el artículo de hoy te contamos por qué compensa externalizar los servicios administrativos de una empresa y cómo hacerlo. 

¿En qué consiste la externalización de servicios administrativos?

La externalización de servicios administrativos consiste en contratar a una empresa o a un profesional especializado que realicen determinadas tareas administrativas que son recurrentes en la empresa y que no son su actividad principal, pero requieren especialización. 

La externalización administrativa puede alcanzar a todos los procesos administrativos de la empresa o solamente algunos o parte de ellos. Por ejemplo, se pueden externalizar todos los procesos laborales de la empresa o solo la elaboración de nóminas. 

¿Por qué compensa externalizar servicios administrativos en tu empresa? 

La externalización de servicios administrativos en una empresa permite beneficiarse de ventajas como las siguientes: 

• Enfocarte en tu negocio. Dejarás de invertir tiempo en tareas administrativas que son importantes para tu empresa y podrás enfocarte en desarrollar tu negocio y captar más clientes, mientras profesionales especializados realizan tareas administrativas con rapidez y sin errores.
• Aumentar la eficiencia. Los procesos administrativos se agilizarán porque serán realizados por empresas o profesionales con experiencia en los diversos campos administrativos. De esta forma, también aumentará la productividad, puesto que se invertirán mejor los recursos de tu negocio.
• Reducción de gastos. No tendrás que invertir en tecnologías o en recursos, puesto que estos serán aportados por la empresa de outsourcing. Por otro lado, También reducirás los gastos de personal y, a la vez, accederás a talento de calidad a través de la empresa que presta servicios administrativos de manera externa. 
• Escalabilidad. Los servicios administrativos de las empresas de outsourcing se adaptarán a tus necesidades en cada momento, ya que se trata de servicios escalables. 
• Especialización. La empresa de outsourcing contará con profesionales de prestigio con conocimientos y experiencia especializadas en cada área administrativa, por lo que se reducirán los errores y el tiempo que se invierte en cada tarea. 
• Cumplimiento de la Ley General de Discapacidad. En el caso en que decidas externalizar los servicios administrativos de tu empresa a través de un centro especial de empleo cumplirás con la Ley General de discapacidad que establece la necesidad de cubrir un 2% de la plantilla con personas con discapacidad. Para cumplir con esta reserva de puestos de trabajo a favor de las personas con discapacidad, se puede contratar directamente a estas personas o solicitar un certificado de excepcionalidad y plantear medidas alternativas como la contratación de un centro especial de empleo. De esta forma no solo ayudarás a que las personas con discapacidad tengan acceso al mercado laboral, sino que también impulsarás la responsabilidad social corporativa de tu empresa. 

¿Cómo elegir a una empresa para externalizar los servicios administrativos?

Una buena elección de una empresa para externalizar los servicios administrativos es la clave para que te puedas beneficiar de las ventajas que hemos detallado en el apartado anterior. Algunos de los aspectos que deberás considerar, son los siguientes: 

• Analiza los procesos de tu empresa que son susceptibles de externalización y selecciona aquellos en los que se inviertan más recursos tanto materiales como humanos. 
• Fija los objetivos que deseas alcanzar, como el aumento de la productividad en un tanto por ciento, o la agilización de los procesos, reduciendo los plazos en X días, etc. 
• Busca una empresa que se adapte a tus necesidades, que conozca el mercado en el que trabajas y que ofrezca servicios escalables. 
• Analiza varias ofertas y no te fijes solamente en el precio, sino en los servicios que ofrece o en los comentarios de otras empresas que hayan utilizado esos servicios. 
• Elige a la empresa adecuada y la forma de trabajar que mejor se adapta a tu organización: 
  • In-house: cuando la empresa de outsourcing trabaja en tus instalaciones. 
  • Off-site: cuando la empresa de outsourcing trabaja en sus propias oficinas. 
•  Firma un acuerdo por escrito para que queden los términos claros. 
• Analiza de forma recurrente los resultados que has obtenido con la externalización del servicio administrativo para saber si estás alcanzando los objetivos fijados. 

En definitiva, se trata de lograr beneficiarte de todas las ventajas de la externalización de servicios financieros para que tu empresa sea más eficaz, ahorre recursos materiales y humanos, y proyecte una mejor imagen tanto a trabajadores como a inversores o clientes.