¿Cómo‌ ‌controlar‌ ‌los‌ ‌cobros‌ ‌en‌ ‌tu‌ ‌empresa?‌ ‌

Para cualquier empresa vender y facturar sus productos y servicios es fundamental, pero si no se controlan los cobros, la liquidez del negocio puede verse afectada. En este artículo te damos varias claves para controlar los cobros en tu empresa, evitar facturas impagadas y para saber cómo actuar en el caso de haya que reclamar una deuda. 

Según un informe elaborado por Iberinform y Crédito y Caución un 17% de las empresas españolas han sufrido impagos significativos durante 2021. Además, el 40% de las empresas detecta un deterioro en los niveles de solvencia de sus clientes por el impacto de la pandemia. 

Claves para controlar los cobros y que no haya impagos de facturas en tu empresa 

El control de cobros en tu empresa te permitirá ser puntual en los pagos que tengas que realizar a la Seguridad Social, a tus empleados, a tus proveedores y a Hacienda, entre otros. Estas son algunas claves que puedes aplicar: 

• Investiga la solvencia de tus clientes.

En muchas ocasiones obviamos este proceso y es fundamental conocer la solvencia para saber si los clientes van a poder pagar los productos o servicios. Para investigar este aspecto puedes recurrir al Registro Mercantil y solicitar información, acudir a registros de morosos o pedir datos al cliente (contabilidad, declaraciones de impuestos como el IVA o el Impuesto sobre Sociedades, etc.).

• Establece una fecha de pago.

Cada vez que emitas una factura es importante que establezcas la fecha de pago de la misma para tener claro cuando vence y que tu cliente sepa cuándo tiene que pagar. 

• Utiliza un software que controle los cobros.

El uso de un software específico que controle los cobros es fundamental para conocer las facturas pendientes de pago y recibir notificaciones para poder reclamarlas. 

• Contrata un servicio de control de cobros.

  Una buena opción para el control de cobros de tu empresa consiste en la contratación de un servicio que se encargue de este aspecto. El servicio de control de cobros suele realizarse en varias fases: 

• • Estudio de las deudas.

En primer lugar, se analizan las deudas vencidas y no cobradas de tu empresa. 

• • Priorización.

A continuación, se establece un orden de prioridad en función de los importes de la deuda, de manera que se gestione primero el cobro de las deudas con mayor importe. 

• • Estudio del impago.

Se analizan las causas del impago, la solvencia del deudor y los antecedentes en cuanto a morosidad de dicho deudor. 

• • Requerimiento de pago extrajudicial.

El requerimiento de pago se puede realizar a través de correo electrónico y mediante una llamada telefónica. Sí con el correo electrónico o las llamadas telefónicas no se consigue ningún resultado y se quiere dejar constancia de la reclamación del pago, se puede elaborar una carta de reclamación y enviarla por burofax. 

• • Demanda judicial.

En el caso en que exista una posibilidad de cobro con base en el análisis realizado, pero no se haya logrado cobrar con las gestiones de requerimiento de pago extrajudiciales, se puede interponer una demanda ante los tribunales. 

• • Informes de seguimiento.

En relación con cada expediente se realizará un informe de seguimiento con carácter mensual que recogerá los cobros realizados, los cobros pendientes y las acciones que se han llevado a cabo.

• • Archivo digital de cada expediente.

Una vez finalizado cada expediente se archivará de forma digital para tener acceso a la información cuando sea necesario. 

Ventajas de contratar un CEE para el servicio de control de cobros

La contratación de un servicio de control de cobros con un Centro Especial de Empleo para tu empresa en el marco del outsourcing legal te aportará beneficios como los siguientes: 

• Foco en el negocio. Te podrás centrar en la gestión de tu negocio mientras varios expertos gestionan el cobro de las facturas pendientes de pago. 
• Equipo de expertos. Tendrás a tu disposición a un equipo especializado en el cobro de deudas impagadas que te podrá decir las posibilidades que existen de cobro en cada caso concreto. 
• Nuevas tecnologías. También tendrás a tu disposición tecnología avanzada para controlar los cobros. 
• Reducción de riesgos. Reducirás tu riesgo empresarial y evitarás que la liquidez de tu empresa se vea afectada. 
• Cumplimiento de la Ley General de Discapacidad. En el caso en que contrates a un Centro Especial de Empleo para realizar el servicio de control de cobros cumplirás con la Ley General de Discapacidad (LGD). La LGD establece la obligación de que las empresas con 50 o más trabajadores tengan un mínimo del 2% de los puestos de trabajo de su plantilla cubiertos por personas con discapacidad. Para cumplir con esta reserva se puede contratar directamente a personas con discapacidad o solicitar un certificado de excepcionalidad y aplicar medidas alternativas para cumplir con la ley, como la contratación de un CEE. 

La gestión de los cobros y de los pagos en cualquier negocio es una parte esencial para que la empresa funcione y se asegure una permanencia. Para evitar invertir tiempo en estas gestiones y que las realicen profesionales es aconsejable externalizar el servicio y contratar a un proveedor que lo realice.