8 consejos para gestionar tu correo electrónico de trabajo de forma más efectiva

Según Statista en 2022, se enviaron y recibieron cerca de 330.000 millones de correos electrónicos diarios en todo el mundo y se estima que esta cifra podría crecer más de un 17,8% hasta 2026. ¿Te has parado a pensar cuántos correos electrónicos recibes al día?, ¿los gestionas de forma eficaz? ¿Te absorben mucho tiempo? En este artículo de damos varios consejos para gestionar de forma adecuada tu correo electrónico.

Sabemos que la gestión del correo electrónico puede ser una tarea tediosa, estresante y aburrida, sobre todo, en el entorno laboral donde la comunicación es constante. Aprender a manejar eficazmente el correo electrónico mejora la productividad y logra reducir el estrés asociado con un buzón lleno de mensajes y desordenado.

¿Por qué es importante una buena gestión del correo electrónico?

Si no gestionas adecuadamente tu correo puedes sufrir algunas de las siguientes consecuencias:

• Pérdida de información importante.

• Retrasos en la respuesta.

• Paralización de los flujos de trabajo.

• Estrés y ansiedad.

• Reducción de la eficiencia y de la productividad.

• Pérdida de tiempo en tareas poco relevantes.

Consejos para mejorar la gestión del correo electrónico

Cada persona tiene su forma de trabajar y puede que no todos los consejos se apliquen a tu caso, pero todos están pensados para reducir el tiempo que inviertes en revisar tu bandeja de entrada y ahorrar tiempo.

Establece horarios fijos para revisar el correo

Define tus mejores momentos del día para revisar los correos. Pueden ser ratos en los que tengas más margen porque no recibes llamadas o no hay reuniones. Esto te ayudará a controlar el tiempo de forma más eficaz y a que el correo no sea una distracción constante.

Utiliza herramientas y aplicaciones de gestión

Existen diversas herramientas diseñadas para ayudar en la gestión del correo electrónico, como gestores que organizan automáticamente los mensajes y facilitan su seguimiento. Por ejemplo, las herramientas de RPA pueden contribuir a archivar correos y a destacar los más importantes.

También tienes la opción de contratar un servicio externo de gestión del correo que te ayude y aplique la tecnología.

Crea carpetas y filtros

Organizar los correos por carpetas y aplicar filtros simplifica la búsqueda de mensajes específicos y mantiene el buzón ordenado. Si buscas un correo concreto no perderás tiempo en encontrarlo.

También es esencial que utilices filtros antispam para evitar que los correos indeseados lleguen a tu bandeja constantemente.

Prioriza tus correos con etiquetas de color

Utiliza colores para diferenciar los correos urgentes, los importantes y los que no hace falta que respondas o no es necesario que lo hagas de manera inmediata. Esto te ayudará a priorizar unas tareas sobre otras y a invertir el tiempo de forma adecuada en tareas que realmente aportan valor.

Gestiona las suscripciones

Vivimos en un momento en el que hay un exceso de información y nos suscribimos a Newsletters y páginas web de todo tipo. Para evitar que te saturen el correo, revisa periódicamente tus suscripciones y cancela las que no te interesen.

Desactiva las notificaciones del correo

Recibir notificaciones constantemente sobre correos recibidos tanto en el móvil como en el ordenador hace que pierdas la atención sobre lo que estás haciendo. Para evitarlo, desactiva las notificaciones y respeta el tiempo que hayas establecido para dedicar al correo.

Usa comandos rápidos

Aprende cuáles son los comandos rápidos para el teclado, esto te ahorrará tiempo y te ayudará a gestionar los correos que recibas de forma efectiva. Cada gestor de correo tiene comandos específicos para, por ejemplo: enviar, insertar enlace o añadir un destinatario en copia.

Utiliza las respuestas automáticas

Si te vas de vacaciones o vas a estar en un lugar en el que no hay conexión de internet, configura respuestas automáticas para que tus remitentes estén informados sobre tu disponibilidad y sepan que no vas a poder responder.

¿Qué ventajas aporta una gestión eficiente del correo electrónico?

La correcta gestión del correo electrónico de empresa aporta ventajas como las siguientes:

• Aumento de la productividad laboral. Cuando se gestiona correctamente la bandeja de entrada, es posible centrarse en tareas prioritarias y aportar valor a la empresa.

• Disminución del estrés. El cuidado de la salud de los trabajadores es esencial en cualquier empresa y una de las fuentes de estrés son los correos electrónicos continuos. Aplicar un sistema eficiente de gestión de correos reducirá el estrés y aportará tranquilidad.

• Disponibilidad de la información relevante. Los correos importantes serán fácilmente accesibles y podrás recuperarlos en el momento en que los necesites porque se habrán archivado con un orden.

Aplicar todos estos consejos mejorará tu gestión del correo electrónico y cambiará tu forma de trabajar. Lograrás ser más productivo, más efectivo y tendrás el foco puesto en lo que realmente importa.