¿Tu empresa ha recibido una subvención para renovar equipos o para contratar trabajadores? Sin duda, es una buena noticia, pero, al tratarse de ayudas de terceros es necesario justificar qué se hace con el dinero y, para ello, se debe contabilizar la subvención. En este artículo te contamos cómo se hace.
Las subvenciones son importantes para las empresas porque ayudan en muchos aspectos como, por ejemplo, los siguientes:
- La contratación de trabajadores
- El inicio de actividad para nuevas empresas
- La internacionalización de las compañías
- La digitalización de las organizaciones
En definitiva, se convierten en una parte importante de la financiación de actividades clave para cualquier empresa.
Índice de contenidos
¿Qué es una subvención y qué tipos existen?
Una subvención es un importe de dinero o una ayuda que se otorga por una entidad pública, en la mayoría de los casos, aunque también puede concederse por una organización privada, para incentivar determinadas acciones. En este caso, nos referimos a las empresas y las subvenciones pueden estar enfocadas en la formación de empleados, proyectos de I+D o acciones de responsabilidad social corporativa.
Son ayudas muy importantes para las organizaciones, sobre todo para las que acaban de crearse o tienen pocos fondos o un tamaño reducido, puesto que les ayudan a cubrir costes y gastos que de otra forma no podrían afrontar.
¿Qué tipo de subvenciones existen?
Las subvenciones se pueden clasificar en base a diversos criterios. Lo vemos a continuación:
- Si las concede o no una entidad pública.
En este caso hablamos de subvenciones públicas y privadas.
- Si se tienen que devolver o no.
Hablamos, en este supuesto, de subvenciones reintegrables y no reintegrables. En el caso de la subvención no reintegrable no se devuelve la ayuda recibida y se concede a fondo perdido.
- Si se destinan a una inversión o a la explotación.
En este supuesto se distingue entre subvención a la explotación y de capital (corriente). En el primer caso encontramos las subvenciones a las cuotas de la Seguridad Social de un determinado empleado. En el segundo caso nos referimos al pago que se realiza para ayudar a la empresa a hacer alguna inversión, por ejemplo, la compra de equipos.
¿Cómo se contabilizan las subvenciones?
La contabilidad de subvenciones implica el registro de los fondos recibidos y la justificación de su uso. Es esencial crear información sobre el destino de la subvención para poder justificarla ante la entidad que la concedió.
La cuenta contable que se deberá utilizar dependerá del tipo de subvención:
Subvenciones públicas y privadas:
- Si la subvención es pública se utiliza la cuenta “subvenciones oficiales”.
- Si es privada se utilizará la de “Otras subvenciones”.
Subvenciones reintegrables y no reintegrables
Para la subvención no reintegrable (aquella que no hay que devolver porque se cumplen una serie de requisitos) la cuenta que se utiliza es la 172 “Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados”. Esto se debe a que, inicialmente, genera una deuda para la empresa porque la tiene que devolver, salvo que cumpla las condiciones. Más adelante se contabiliza en la cuenta 522 “Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados” o en la cuenta 4758 “Hacienda Pública acreedora por subvenciones a reintegrar”. Y cuando se cumplen los requisitos para la no reintegración pasa a la cuenta 130.
Subvenciones a la explotación o corrientes
La subvención a la explotación se incluye en la cuenta 740 “Subvenciones, donaciones y legados a la explotación”.
Las subvenciones de capital o corrientes se incluyen en dos cuentas:
- 130 “Subvenciones oficiales de capital”.
- 746 “Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos a resultado del ejercicio.
Uno de los errores más comunes en la contabilidad de subvenciones es no mantener un registro adecuado de los fondos recibidos y su uso posterior. Esto puede suponer que la empresa no cumpla con los requisitos legales y que se realice una inspección. Para evitar estos errores, es esencial establecer procedimientos claros y automatizarlos con herramientas tecnológicas.
Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de subvenciones
La contabilización de subvenciones genera muchas dudas, por lo que es necesario aclarar las más frecuentes. Te damos respuesta a preguntas habituales:
¿En qué momento se contabiliza la subvención?
En el momento en que se concede, con independencia de que la ayuda se reciba posteriormente.
¿Hay que pagar impuestos por las subvenciones recibidas?
Sí, porque se trata de un ingreso más que recibe la empresa.
¿Cómo se contabiliza una subvención no reintegrable?
Tal y como hemos visto, una subvención no reintegrable se registra inicialmente como un ingreso diferido y se modifica gradualmente su estado a medida que se cumplen ciertas condiciones.
¿Qué pasa si no se contabilizan correctamente las subvenciones?
Si hay algún error o no se justifica el destino de la subvención habrá discrepancias en los estados financieros de la empresa y pueden surgir problemas legales e inspecciones de Hacienda u otros organismos.
Si necesitas ayuda porque has recibido una subvención y quieres contabilizarla, no dudes en contactar con nuestro equipo de expertos en outsourcing legal. Analizaremos tu caso y te ayudaremos en todo el proceso.
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