¿Quieres optimizar la eficiencia de empresa? En la actualidad, cada vez más compañías recurren a servicios de outsourcing administrativo para mejorar sus procesos. Uno de los servicios que está en auge es el de recepcionista virtual. Se trata de un servicio que permite mejorar la atención al cliente y las gestiones administrativas de cualquier negocio. En este artículo te contamos los beneficios más relevantes de este tipo de servicios.
Según el estudio IBR Strategic Review el outsourcing de servicios profesionales es una tendencia. Más del 50% de las empresas tiene una o más líneas externalizadas y el 18% tiene previsto hacerlo próximamente. Si tu objetivo, de cara al futuro, es ahorrar costes y focalizarte en tu negocio, la externalización es la clave.
Índice de contenidos
¿Qué es un recepcionista virtual?
Es un profesional que trabaja de forma remota y realiza tareas administrativas para empresas de diversos sectores.
Se diferencia de un recepcionista tradicional en que no es necesario que esté presente físicamente en la oficina de la empresa, sino que, a través de la conexión a internet y del uso de plataformas online de comunicación, realiza su trabajo desde cualquier lugar.
Este tipo de servicios ayudan a las empresas a externalizar la atención al cliente, de forma total o parcial, y mejorar su capacidad de respuesta, así como la satisfacción de los clientes.
¿Qué debe tener un recepcionista virtual?
Para ofrecer un servicio de recepcionista online de valor y alta calidad, es fundamental que el profesional cuente con una serie de habilidades y herramientas que le permitan desempeñar su función de manera eficiente. Estas son algunas de las más destacadas:
A) Organización
Un recepcionista virtual realiza diversas tareas que pueden ser: responder llamadas y correos, gestionar la agenda de determinadas personas, gestionar presupuestos y otras tareas administrativas.
Para realizar todas estas funciones de forma correcta es fundamental ser organizado, saber priorizar y optimizar el tiempo para ser eficiente.
B) Buena comunicación
Un recepcionista virtual debe tener unas excelentes habilidades de comunicación tanto oral como escrita, ya que gran parte de su trabajo consiste en interactuar con clientes y colaboradores de la empresa mediante el teléfono o el correo electrónico.
Es fundamental que sea una persona educada, que conozca la forma de comunicarse de la empresa y sus valores y que sepa transmitir de forma sencilla y clara.
C) Manejo de software de gestión de oficina
Los recepcionistas virtuales deben saber manejar herramientas como programas de correo electrónico, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), calendarios online, software de facturación y software de seguimiento de tareas.
D) Conexión telefónica e internet
El trabajo de un recepcionista virtual se realiza de forma remota por lo que es fundamental que tenga acceso a una conexión estable y de alta velocidad para evitar interrupciones en el servicio y garantizar que las llamadas y correos electrónicos se contesten y gestionen de forma correcta. Si estás buscando el servicio de telesecratería también deberán tener una buena conexión a internet.
Funciones de un recepcionista virtual
Las funciones de un recepcionista virtual se adaptan a las necesidades de cada empresa. Las más habituales son las siguientes:
1. Gestión de llamadas y correos electrónicos
El recepcionista atenderá todas las llamadas entrantes de la empresa, filtrará las más importantes y tomará notas para asegurar que los mensajes lleguen a las personas que corresponda.
También podrá encargarse de responder a los correos electrónicos entrantes, para garantizar que todos los clientes o proveedores sean atendidos de forma rápida.
2. Organización de agenda
El recepcionista virtual podrá encargarse también de organizar la agenda de los ejecutivos de la empresa.
Realizará tareas como: convocar reuniones, coordinar citas, gestionar viajes y asegurar que no haya retrasos ni conflictos en el calendario. Para ello es fundamental que se utilicen calendarios virtuales que puedan ser consultados desde cualquier lugar tanto por el recepcionista como por la persona a la que se le gestiona la agenda.
3. Tareas administrativas
Los recepcionistas virtuales también pueden encargarse de tareas administrativas generales, como la gestión de documentos, la emisión de facturas, la actualización de bases de datos y la preparación de informes.
En el caso de ELKAR INTEGRACIÓN se realizan servicios, además, de encuestas de satisfacción, registro de derivación, concertación de citas o telemarketing, entre muchos otros. ¿Quieres conocer las funciones de un asistente virtual echa un vistazo a este post.
Ventajas de trabajar con un recepcionista virtual
Los servicios de un recepcionista virtual permiten a los trabajadores de tu empresa centrarse en tareas estratégicas y delegar tareas rutinarias. Las ventajas que aporta un recepcionista online son las siguientes:
Imagen y profesionalidad
Los recepcionistas digitales están altamente especializados por lo que se transmitirá una imagen de tu empresa más profesional. Esto mejorará la reputación de la compañía frente a clientes, inversores, proveedores y trabajadores.
Flexibilidad horaria
El servicio de outsourcing de recepcionista se adapta a cualquier zona horaria por lo que se pueden prestar servicios adaptándose al horario comercial de cada empresa
Mayor organización
Los recepcionistas virtuales realizan varias tareas a la vez por lo que los procesos y la organización interna de tu empresa mejorará. Esto supondrá que se gestione de forma más adecuada el tiempo y que tu negocio sea más eficiente.
Ahorro de costes
La externalización del servicio de recepción telemática reducirá costes porque pagarás solo en función de lo que necesites y cuándo lo necesites. Se trata de servicios escalables que podrás adaptar a tus necesidades.
Liberación de trabajo
Los empleados de tu empresa pueden concentrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor, lo que contribuye a una liberación de trabajo significativa y a un incremento de la productividad. Por otro lado, aumentará la satisfacción de los trabajadores, puesto que verán que sus tareas aportan un valor real al negocio.
Cumplimiento de la Ley General de Discapacidad y Responsabilidad Social
Como ventaja adicional, cabe destacar que, si además la contratación de un recepcionista virtual se realiza a través de un Centro Especial de Empleo como ELKAR INTEGRACIÓN, no solo se mejora la eficiencia de tu empresa, sino que también te permite cumplir con la Ley General de Discapacidad (LGD).
Esta normativa exige a las empresas con 50 o más empleados que reserven un 2% de sus puestos para personas con discapacidad. Si tu empresa no puede cumplir esta cuota, la contratación de servicios outsourcing con un CEE se considera una medida alternativa válida.
Además de facilitar el cumplimiento legal, esta opción impulsa tu compromiso con la responsabilidad social empresarial (RSE) y puede abrirte la puerta a beneficios como subvenciones y ayudas autonómicas. De este modo, no solo estás externalizando servicios de calidad, sino también apoyando la integración laboral de personas con discapacidad y fortaleciendo la imagen ética y responsable de tu empresa.
¿Cuánto cuesta contratar un recepcionista virtual en España?
El coste de contratar un recepcionista virtual en España depende de varios factores como:
- Las tareas específicas que necesites contratar.
- La experiencia del profesional.
- Las horas de dedicación.
- El volumen de trabajo.
En definitiva, es fundamental consultar y analizar no solo el precio, sino los servicios concretos que se prestan.
Contacta con nosotros para conocer nuestros servicios de recepcionista virtual y cómo se pueden adaptar a tu empresa
(Ninguna valoración todavía)
Cargando...