En un mercado cada vez más competitivo, las empresas tienen como objetivo optimizar sus operaciones internas para mejorar su eficiencia y su capacidad para responder a las necesidades de sus clientes en cada momento. En este contexto, el Back Office administrativo se convierte en una pieza clave en la estructura organizativa y en un elemento esencial para el buen funcionamiento de cualquier compañía. En este post te contamos: qué es el Back Office administrativo, cuáles son sus funciones y los beneficios de externalizar estos servicios a un Centro Especial de Empleo.
¿Qué es el Back Office administrativo?
El Back Office administrativo se refiere al conjunto de actividades de gestión interna que son esenciales para el mantenimiento y la eficacia de las operaciones de una empresa.
Se incluyen aspectos como la administración de notificaciones de organismos públicos, la asistencia virtual o la gestión de agenda.
Una correcta administración asegura que la compañía funcione correctamente y permite que el Front Office se concentre en mejorar la experiencia y satisfacción de los clientes.
¿Cuáles son las funciones de un Back Office administrativo?
Las funciones de un Back Office administrativo pueden ser muy diferentes y dependen del tipo de actividad de la organización y de su tamaño.
Los servicios que presta Elkar Integración son los siguientes:
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Asistencia virtual. Se pueden ofrecer tareas de recepción y secretariado telemático, ERP y conciliación bancaria y apoyo general en todas las acciones de soporte (relaciones con proveedores o registro de solicitudes, entre otras).
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Servicios implant. Consisten en tareas de secretariado presencial (gestión de agenda, concertación de citas, coordinación de viajes y correspondencia) y servicios de office manager (compras, pedidos, gastos, archivo virtual, escaneo de tickets y facturas etc.).
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Atención de notificaciones. Consiste en la gestión de notificaciones de organismos oficiales como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, las comunidades autónomas o la DGT. Cada vez que recibas una notificación se gestionará para resumirla, que conozcas su contenido y que la respondas a tiempo.
¿Qué beneficios aporta externalizar el Back Office administrativo a un Centro Especial de Empleo?
Externalizar el Back Office administrativo a un Centro Especial de Empleo (CEE) no solo es una decisión estratégica que puede reportar beneficios operativos y económicos para las empresas, sino que también contribuye a impulsar la responsabilidad social corporativa y el complimiento de la cuota de reserva de puestos de trabajo a favor de las personas con discapacidad que establece la Ley General de Discapacidad.
Algunos de los beneficios más destacados son los siguientes:
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Optimización de costes. La externalización permite transformar costes fijos en variables ya que el servicio se adapta a las necesidades de la empresa en cada momento. Además, se reduce la inversión en infraestructura, recursos materiales y personal interno.
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Enfoque en el Core Business. Cuando una empresa delega tareas administrativas a un proveedor externo, puede concentrarse en el negocio en sí, mejorar su oferta de servicios, la atención al cliente e implantar estrategias de crecimiento a corto, medio y largo plazo.
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Flexibilidad y escalabilidad. Los proveedores externos ofrecen servicios ajustados a las necesidades de cada negocio y permiten una rápida adaptación a los cambios en la demanda o en el mercado. En el caso de que tu empresa crezca en el futuro y necesite más servicios, podrá contratarlos.
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Compromiso social y cumplimiento legal. Contratar servicios de un CEE demuestra un compromiso de la empresa con la inclusión laboral de las personas con discapacidad y, a la vez, se cumple con la reserva legal del 2% de los puestos de trabajo que establece la Ley General de Discapacidad para empresas de 50 o más trabajadores.
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Mejora de la imagen corporativa. Todo lo anterior mejora la imagen de la empresa tanto frente a proveedores como a socios, inversores, clientes y empleados.
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Destacar frente a los competidores. Lo citado en los apartados anteriores contribuye a estar un paso por delante de la competencia y a aportar un valor añadido a los clientes finales.
En el caso de Elkar Integración además se aportan beneficios como un equipo especializado y con una amplia experiencia en el sector, una revisión por duplicado de las tareas que se realicen, una respuesta en 12/24 horas y una tecnología que ofrece eficiencia.
El Back Office administrativo tiene un rol crucial en el día a día de las empresas y contribuye a una gestión eficiente de las operaciones internas y externas.
La externalización de estas tareas a un CEE, como Elkar Integración, no solo optimiza los recursos y mejora el enfoque en el core business, sino que también alinea a las empresas con prácticas de responsabilidad social corporativa y cumplimiento legal. Adoptar esta estrategia representa una oportunidad para impulsar la eficiencia operativa y la sostenibilidad empresarial en el mercado actual y para diferenciarse de los competidores.
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